מפגש או פורום ״שולחן עגול״ מפגיש בצורה בלתי אמצעית בין אנשי מקצוע או מקבלי החלטות לבין הציבור - תושבים, בעלי עסקים, מעצבי דעת קהל, נושאי תפקיד ציבורי ועוד. זאת במטרה ללמוד מחוכמת ההמונים, לקבל מידע מהציבור, מניסיונם ומתפיסת העולם הייחודית של המשתתפים.

איך עושים את זה? באמצעות דיאלוג ישיר בין מקבלי החלטות ואנשי מקצוע לבין קהלי היעד הרלוונטיים, במסגרת דיון בנושאים הנמצאים בנקודת מפגש בין הרשות המקומית, הממשלה, חברות עסקיות לבין הציבור.

אחת המתודות הפופולריות לקיום הדיאלוג היא "שולחנות עגולים" - תהליך מובנה וסדור של מפגשים המגביר את תחושת האמון של הציבור במקבלי ההחלטות, מגביר את ההסכמות וההבנות ההדיות, מצמצם חיכוך והתנגדות, ובכך מגביר את התמיכה במדיניות או בפרויקט המקודמים.

על מנת להבטיח כי תהליך רגיש זה יהיה יעיל ומוצלח, אשר משיג את המטרות והיעדים הנדרשים, חשוב להכיר את עשר העצות שלנו לניהול נכון של התהליך.

#1 דיוק מטרות הדיאלוג

עם בניית התהליך, יש להגדיר באופן ברור את מסגרת השיח, יעדיו ומה מעוניינים להשיג בכל מפגש. הגדרת המטרות והתוצרים אותם מכוונים לקבל, יסייעו בקבלת החלטות טובות יותר בהמשך. איזה סוג מידע יסייע לתהליך? חשוב גם להבהיר על מה לא ניתן להשפיע במסגרת הדיאלוג, ובהתאם נבנה את מסגרת הדיון.

#2 אפיון קהלי היעד

מיפוי, אפיון וניתוח בעלי העניין בתהליך הוא בין השלבים הראשונים בבניית התהליך. זהו הבסיס לתכנון מפגשי "השולחנות העגולים", כמות המפגשים שנבצע, כיצד נחלק את שולחנות הדיון, באילו סוגיות נעסוק, והניתוח הזה אף עשוי להשפיע על המועד, השעה והמיקום בו נקיים את המפגשים. אלו כביכול פרטים טכניים, אבל הם מאפיינים שיש להם משמעות וגם מהות ביצירת מוטיבציה בקרב קהלי היעד להשתתף בתהליך.

        

#3 נגישות המידע 

אילו אמצעי הסברה נביא ל"שולחנות עגולים"? החומרים צריכים להיבנות בהתאם לסוגיות לדיון שנקבעו, ותוך התאמה למטרות המפגש ולקהלי היעד.
האם מעבירים למוזמנים את החומרים מראש או שחושפים אותם בפניהם רק באירוע עצמו? תושבים שרוצים להיות מעורבים ולהשפיע, מעדיפים לקבל לידיהם את המידע טרם האירוע, על מנת שיוכלו לעיין בו בזמנם הפנוי טרם המפגש. אם מציגים להם אותו בפעם הראשונה במפגש ומבקשים מהם להעביר פידבק עליו מיד לאחר מכן – תהיה בקרב המשתתפים תחושה שמדובר בסימון וי ושלא לוקחים אותם ברצינות. חשבו למשל על מקרה של העברת תקציב שנתי של העירייה ושחברי המועצה מקבלים את ספר התקציב רק בדיון עצמו - מתי הם יספיקו לעבור עליו ולגבש דעה מוצקה לגבי הפרטים? הנושא הזה בעל משמעות רבה למוטיבציה ולאווירה עמה מגיעים המשתתפים למפגשים.  

#4 אנשי מקצוע

מעורבות אנשי המקצוע בתהליך תורמת מאוד לדיאלוג, הן עבור הציבור המשתתף והן עבור אנשי המקצוע עצמם. לא כל יום מקבלי החלטות ואנשי מקצוע למיניהם יושבים עם תושבים, שומעים רעיונות ומשיבים לשאלות. הדיאלוג הבלתי אמצעי הזה יכול להעניק מצד אחד, לתושבים גם מענה מיידי לסוגיות הבוערות להם, וגם להוות צעד של בניית אמון מבחינת התחושה שיש מי שמקשיב ושיש עם מי לדבר. מצד שני, אנשי המקצוע מקבלים הזדמנות לשמוע את הקולות מהשטח, מה תושבים חושבים ואילו הצעות ורעיונות להם יש. צריך לקחת לתשומת ליבנו שהמפגש עם הציבור לעתים לא קל לאנשי מקצוע שלא מורגלים להסביר עצמם ואת התכנים המקצועיים לתושבים מן השורה. לכן, חשוב מאוד לרתום אותם לתהליך, ולגרום להם להבין ולהפנים את מטרותיו ואת היתרונות של מפגשים מסוג "שולחנות עגולים" עבורם ועבור תהליך העבודה המקצועי שלהם. תדרוך אנשי המקצוע כיצד לדבר ולהסביר לתושבים בשפה פשוטה, וביצוע התאמות ככל הניתן בתכנים המקצועיים המוצגים לציבור הרחב, חשובים מאוד לאופן בו שני הצדדים יחוו את המפגשים. אגב, רוב אנשי המקצוע ומקבלי ההחלטות יוצאים ממפגשים כאלה עם תובנות חדשות ונקודות למחשבה להמשך.

#5 ניהול סיכונים

אחד מפעולות ההכנה המרכזיים למפגשים צריך להיות ניתוח אתגרים וחסמים בדיאלוג, הבאים לידי ביטוי בנושאים מהותיים הן לקהלי היעד הצפויים להשתתף והן לגורם המארגן. לאחר ניתוח הנושאים, יש לבצע תיאום ציפיות בין כל הגורמים המשתתפים והעברת מסרים אחידה שייתנו מענה לסוגיות השונות. עם זאת, בשיח עם ציבור חשוב לשמור על גמישות ו״ראש פתוח״.

        

#6 איך מנחים? 

מפגשי "שולחנות עגולים" יש לנהל עם מנחים מקצועיים שעברו הכשרה ראויה לפני כן. מנחה דיון ב"שולחן עגול" צריך לדעת איך לנהל את הדיון, לשקף למשתתפים את הפרטים הנאמרים על-ידיהם, כמו שהם מובנים למנחה ולמסכם הדיון. חשוב שהמשתתפים יבינו שהעמדות שלהם נשמעות ומתועדות. כמו כן, על המנחה להוביל את הדיון כך שהסוגיות שהגורם המארגן מעוניין לקבל עליהן התייחסויות או מענה, יבואו לידי ביטוי בדיון. ישנה חשיבות רבה לדיבור בגובה העיניים מצד המנחה, לטובת יצירת אווירת שותפות (ולא התנשאות) בקרב הציבור.

#7 דיאלוג מקדים

בניהול תהליך שיתוף ציבור ודיאלוג מתמשך, לעתים כדאי לקיים שיחות מקדימות עם בעלי עניין רלוונטיים כגון מעצבי דעת קהל ומשפיענים בקרב קהלי היעד עוד בטרם מפגש - לשם תיאום ציפיות, צמצום אי הבנות והסברה פרטנית. זאת במטרה להגביר את האמון בתהליך ולצמצום אווירה שלילית בקרב המשתתפים. שיחות מקדימות מסוג זה מאפשרת גם להבין טוב יותר את הנושאים שצפויים לעלות לדיון במפגש מצד משתתפים.

#8 תיעוד ותוצרים

אחד האתגרים בניהול תהליך "שולחנות עגולים" הוא סיכום ועיבוד התוצרים באופן נגיש ונוח, גם עבור הצוות המקצועי וגם עבור הציבור. מצד אחד, אנשי המקצוע צריכים להבין מה הציבור באמת רוצה ולמה הוא מצפה, ולהבין איך הם יכולים לתת לכך מענה בעבודתם לאחר מכן. מצד שני, הציבור צריך לראות את המידע בצורה נוחה, בשפה פשוטה ונגישה ככל הניתן. שפה גבוהה ומקצועית מידי עשויה לגרום לתחושת ניכור בקרב הציבור, ולהעביר את המסר ההפוך ממה שהתכוונו. כמו כן, יש להבטיח תיעוד נאמן למציאות של הנושאים שהועלו במהלך הדיון, על מנת שישקפו את התחושות והרצונות של הציבור בצורה נאותה ומהימנה.

#9 עדכון הציבור

הציבור מעוניין לדעת מה קורה עם השקעת הזמן שלו, מה קורה עם העמדות שהעלה במפגשים וכיצד התייחסו לדבריו. לכן, חשוב מאוד להציג את ממצאי "השולחנות העגולים" עצמם, כמה שיותר קרוב לזמני המפגשים, ולהציג את תוצרי התהליך - כיצד זה השפיע, מה השתנה בעקבות התהליך. הדבר מביא לתחושה של סגירת מעגל עבור המשתתפים, שקולם אכן נשמע ואף השפיע, וכל זאת יחזק את האמון בגורם המארגן ויעלה את הסבירות שישתתפו גם בפעם הבאה.

#10 סל פעולות

לסיום, צריך לזכור ש"שולחנות עגולים" הינה פרקטיקה אחת מתוך סל פעולות אפשריות של שיתוף ציבור ודיאלוג עם הציבור - כגון, שיתוף ציבור דיגיטלי, בית פתוח, קבוצות מיקוד ועוד. במסגרת ניהול מקצועי של תהליך שיתוף ציבור, יש לנתח והגדיר מתי וכיצד מתאים לבצע "שולחנות עגולים" ומתי להשתמש בפרקטיקות אחרות.

 

רוצים לדבר איתנו על שולחנות עגולים? לחצו כאן